Datenschutzerklärung

Technische Universität München, gesetzlich vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Thomas F. Hofmann
Arcisstraße 21, 80333 München
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Behördlicher Datenschutzbeauftragter der TUM
Arcisstraße 21, 80333 München
Telefon: +49 89 289-17052
E-Mail: beauftragter@datenschutz.tum.de

Zweck: Die Plattform dient der Vorbereitung, Prüfung, Freigabe und Nachverfolgung von Drittmittelanträgen der TUM durch die Antragstellenden, ihre Einheiten und die Forschungsförderung der TUM (ForTe). Rechtsgrundlage ist, soweit nicht anders angegeben, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG und den Aufgaben der Hochschule in Forschung und Drittmittelverwaltung nach dem Bayerischen Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG).

Anmeldung: Bis auf die Startseite und die rechtlichen Hinweise ist das Angebot zugangsgeschützt. Die Anmeldung erfolgt per SAML/Shibboleth über die TUM-Kennung. Gespeichert werden Kennung (eduPersonPrincipalName), Name, E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Die Berechtigungsmerkmale (eduPersonEntitlement, eduPersonScopedAffiliation) werden bei der Anmeldung geprüft – Zugang haben Beschäftigte –, aber nicht gespeichert. Für lokale Konten ohne TUM-Kennung wird zusätzlich ein Passwort-Hash gespeichert.

Rollen aus Verzeichnisdiensten: Ob jemand Zugang zum Backoffice (ForTe, Hochschulleitung, Administration, Recht, Drittmittelverwaltung) erhält, kann sich aus Gruppenmitgliedschaften im Active Directory des Münchner Wissenschaftsnetzes ergeben; dafür wird das Verzeichnis mit der Kennung abgefragt. Die Zuordnung zu Organisationseinheiten und die Funktion dort (Leitung, Stellvertretung, Sachbearbeitung, Mitglied) werden bei der Anmeldung aus TUMonline abgefragt. Gespeichert werden die Rolle, ihre Herkunft und der Zeitpunkt der letzten Prüfung. Die Organisationsstruktur selbst wird nächtlich aus TUMonline übernommen.

Anträge: Gespeichert wird, was in einen Antrag eingetragen oder hochgeladen wird: Inhalt, Finanzplan, Partner, beteiligte Personen (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Einheit), Dokumente, Kommentare, Statuswechsel mit der handelnden Person, Prüfvermerke, Unterschriftsanfragen und Projektdaten nach einer Bewilligung. Einsehen können einen Antrag die Projektleitung, die anlegende Person und die im Antrag benannten Personen, Leitung, Stellvertretung und Sachbearbeitung der Einheit und der übergeordneten Einheiten, ForTe und die Administration; die Hochschulleitung lesend; Recht und Drittmittelverwaltung für ihre Prüfschritte. Interne Kommentare von ForTe sehen die Antragstellenden nicht.

Benachrichtigungen: Über Statuswechsel, Kommentare, Unterschriften und Fristen werden die Beteiligten in der Anwendung und per E-Mail über den Mailserver der TUM benachrichtigt. Die E-Mail lässt sich je Art in den eigenen Einstellungen abschalten.

Forschungsprofil: Ist die Anbindung eingerichtet, werden zu einem Antrag Publikationen und Projekte der Projektleitung und der Einheit mit Kennung bzw. Einheitskennzeichen aus dem Forschungsinformationssystem der TUM (Pure, über fisapi) abgefragt und für 60 Minuten zwischengespeichert. Sie dienen dem Abgleich mit ähnlichen Projekten und dem Vorschlag passender Ausschreibungen.

Elektronische Unterschrift: Wird eine Unterschrift über das TUM Trust Center angefordert, gehen das zu unterzeichnende PDF und die E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person an das Trust Center der TUM; unterschrieben wird dort mit der TUM-Kennung. Das unterschriebene PDF wird zum Antrag gespeichert.

Fristenkalender: Auf Wunsch erhält jede Person einen persönlichen, geheimen Kalender-Link mit den Fristen ihrer Anträge. Wer den Link kennt, sieht diese Fristen; der Link lässt sich jederzeit erneuern.

Protokoll: Statuswechsel, Rollenänderungen, Unterschriften, Importe, Datenauskünfte und Anonymisierungen werden mit Zeitpunkt und Namen der handelnden Person protokolliert, um Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Das Protokoll sieht nur die Administration.

KI-Funktionen: Die KI-Funktionen sind eingeschaltet. Sind sie eingeschaltet, kann eine Person mit Zugriff auf einen Antrag eine Vorprüfung, eine Zusammenfassung, eine Erfolgsschätzung oder eine Erklärung ähnlicher Anträge anfordern. Dafür gehen Titel, Akronym, Einheit, Kurzfassung, Schlagwörter, Termine, der Finanzplan als Kategorien und Beträge, die Partnerorganisationen mit Name, Typ und Land, Anzahl und Rollen der Beteiligten, die Arten der Dokumente sowie die Regeln von Programm und Ausschreibung an den Dienst Claude der Anthropic PBC (USA). Namen und E-Mail-Adressen von Personen, Kontaktpersonen der Partner, Beschreibungen von Finanzplanposten, Dokumente und Rückmeldungen von Förderern werden nicht übermittelt; Titel und Kurzfassung gehen so mit, wie sie im Antrag stehen. Beim Anlegen einer Ausschreibung kann ForTe außerdem einen eingefügten Ausschreibungstext auslesen lassen; dieser Text geht ebenfalls an den Dienst. Die Funktionen werden erst eingeschaltet, wenn der Datenschutzbeauftragte zugestimmt hat und mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit geeigneten Garantien für die Übermittlung in die USA (Art. 28, 44 ff. DSGVO) besteht. Das Ergebnis ist ein Vorschlag; es entscheidet nichts im Ablauf.

Technisch notwendiges Sitzungs-Cookie: Zur Anmeldung, zur Speicherung der gewählten Oberflächensprache und Darstellung sowie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. e/f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Protokolldaten: Zur Gewährleistung von Betrieb und Sicherheit schreibt die Anwendung Fehler- und Ereignisprotokolle, die IP-Adresse, Kennung und aufgerufene Adresse enthalten können (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die Zugriffsprotokolle des Webservers (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte Ressource, HTTP-Statuscode, User-Agent) führt der Hostingbetreiber.

Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine externen Schriftarten- oder CDN-Ressourcen eingebunden. Die Anwendung lädt ausschließlich Ressourcen vom eigenen Server; eine entsprechende Content-Security-Policy wird ausgeliefert.

Ein Dienst außerhalb der TUM wird nur für die KI-Funktionen genutzt (siehe oben), und nur, wenn sie eingeschaltet sind.

Innerhalb der TUM sehen die Daten eines Antrags die oben genannten Personen und Stellen. Beteiligte Dienste der TUM und des Münchner Wissenschaftsnetzes: der Identity Provider der TUM (ggf. über die DFN-AAI) für die Anmeldung, das Active Directory des Münchner Wissenschaftsnetzes für Gruppenmitgliedschaften, TUMonline für Einheiten und Funktionen, Pure/fisapi für das Forschungsprofil, das TUM Trust Center für Unterschriften und der Mailserver der TUM für Benachrichtigungen.

Der technische Betrieb (Hosting) erfolgt durch NAME UND ANSCHRIFT DES HOSTERS auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, wenn die KI-Funktionen eingeschaltet sind: an die Anthropic PBC in den USA, im oben beschriebenen Umfang.

Nutzerkonto: Das Konto bleibt bestehen, solange Sie die Plattform nutzen. Nach dem Ausscheiden aus der TUM oder auf Antrag anonymisiert die Administration das Konto: Name und E-Mail-Adresse werden durch „Ehemalige Person #…" ersetzt – im Konto, bei den Beteiligten der Anträge, bei Unterschriftsanfragen und im Protokoll –, Kennung, Rollen, Mitgliedschaften in Einheiten, gespeicherte Ausschreibungen, Kalender-Link und Benachrichtigungen werden entfernt. Erhalten bleiben die Anträge mit ihrem Verlauf sowie die Texte von Kommentaren und Vermerken und hochgeladene Dokumente, die Sie verfasst haben; sie werden nicht nach Namen durchsucht.

Anträge: Anträge, ihre Dokumente, Kommentare, ihr Verlauf und das Protokoll sind Teil der Drittmittelakte und werden nach den für die TUM geltenden Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Dokumente zurückgezogener und abgelehnter Anträge werden nicht automatisch gelöscht.

Weitere Daten: Gelesene Benachrichtigungen werden nach 6 Monaten, ungelesene nach 12 Monaten gelöscht, KI-Auswertungen nach 24 Monaten. Protokolldaten der Anwendung werden nach 14 Tagen gelöscht, Zugriffsprotokolle des Webservers nach SPEICHERDAUER DES HOSTERS. Die Sitzung endet nach 120 Minuten ohne Aktivität. Nächtliche Sicherungen der Datenbank und der Dokumente enthalten auch gelöschte oder anonymisierte Angaben; sie werden nach 7 Tagen gelöscht. Fehlgeschlagene Versandaufträge werden nach 30 Tagen, Merker versandter Erinnerungen nach zwei Jahren gelöscht.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Widerspruch (Art. 21) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20), soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen. Wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu:

Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD)
Wagmüllerstraße 18, 80538 München (Postfach 22 12 19, 80502 München)
Telefon: +49 89 212672-0
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https://www.datenschutz-bayern.de